Світлана Сергеєва 
Дослідники витратили місяці на аналіз 62 окремих досліджень щодо використання робочої електронної пошти. Вони рекомендують не відповідати на листи поза робочим часом, адже це може сприяти меншій продуктивності та робить людину менш щасливою. За словами дослідників, кожен повинен обрати час дня, коли слід вимикати свою електронну пошту і не звертатися до неї поза роботою.
На робочі листи слід відповідати за графіком
Дослідники провели масштабний аналіз 62 окремих досліджень робочої електронної пошти та виявили 4 ключові стратегії. Вони обрали їх зі списку з 13, лише якщо вони сприяли добробуту людей, як-от баланс між роботою та особистим життям, а також робили їх більш продуктивними на роботі.
Перша стратегія полягає у тому, щоб встановити межі та час, коли ви не перевірятиме електронну пошту, дотримуватися його та повідомляти про це іншим. Офісним працівникам також слід вимкнути сповіщення електронною поштою. До того ж їм слід визначити пріоритетність важливих електронних листів, а не відповідати на кожне незначне повідомлення, щойно воно надходить.
Етикет електронної пошти має бути
Крім того, люди повинні бути ввічливими в електронних листах. Тобто не слід копіювати чийогось боса пасивно-агресивно, коли немає миттєвої відповіді, та зберігати повідомлення короткими та по суті. Нарешті необхідно тримати робочі електронні листи пов’язаними з роботою, щоб колеги не відривалися, а повідомлення були більш ефективними.
Провідна авторка аналізу та експертка з організаційної психології, докторка Емма Рассел зазначає, що етикет електронної пошти не так усталений, як правила розмови, але слід зрозуміти, як бути ввічливішими. Це означає, що кожен має щодня відпочити від електронних листів і не повинен очікувати миттєвої відповіді.
Проте дослідники не радять французький підхід щодо заборони електронних листів у неробочий час. Це не підходить для деяких людей, наприклад, для батьків, яким потрібен відпочинок на пробіжку до школи, і їм легше встигати за роботою протягом частини вечора.
Правильний підхід до дрібниць – краща продуктивність в цілому
Дослідники зазначають, що люди повинні встановити межі. Наприклад, включити години, коли вони не відповідатимуть на листи під своїм підписом у повідомленнях, або встановити автоматичну відповідь у певний час, коли їх немає на місці. Було виявлено, що все це допомагає людям справлятися з робочим навантаженням і відчувати більший контроль.
Дехто може помилково вважати, що відповіді на електронні листи у будь-який час, з опівночі до 6 ранку, роблять їх більш продуктивними. Проте дослідження, включені в аналіз, свідчать про протилежне, як зазначає видання Daily Mail.
Тому дослідники кажуть, що колеги могли б використовувати спільну скриньку вхідних повідомлень, щоб електронні листи охоплювала вся команда, дозволяючи окремим людям витрачати час. Науковці також радять встановлювати часові цілі. Наприклад, перевіряти електронну пошту лише кожні 45 хвилин під час виконання завдання. Проте важливо мати справу з текою «Вхідні» та не ігнорувати її, видаляючи одні листи, а інші поміщаючи в теки, щоб зменшити стрес та підвищити ефективність роботи.
Фото: pixabay.com
