Людина XXI століття несе в собі більше інформації, обов’язків та тривог, ніж будь-коли за всю історію розвитку нашого мозку.
В результаті виникає парадокс: тиск, пов’язаний з необхідністю швидко виконувати завдання, зростає, тоді як можливості виконати їх здаються обмеженими.
Саме тому скромний список справ може виступати психологічною опорою. Завдання, що існують лише в голові, поглинають ресурси нашого мозку та породжують стрес. А записування завдань допомагає його зменшити.
«Відчуваючи себе перезбудженими та виснаженими, ми втрачаємо здатність концентруватися», – зазначає американський психолог Роб Розенталь з Денвера (Колорадо), який спеціалізується на проблемах концентрації уваги.
Видання BBC Science Focus зібрало 9 слушних експертних порад, що допоможуть складати списки справ та ефективно їх виконувати.
Складіть більш ніж один список
Коли людина намагається вписати всі свої справи в один великий перелік, є ризик того, що жодній з них не буде приділено належної уваги. За словами доктора Розенталя, потрібно мати основний список, а потім складати плани завдань на кожен тиждень, постійно зіставляючи їх із великим.
Можна також впорядкувати етапи роботи над конкретними проєктами. «Ви ж не збираєтеся сьогодні написати повністю всю дисертацію, тож розділіть її на частини», – каже експерт.
Робіть менше, але краще
Ефективні переліки справ віддають перевагу процесу, а не результату, навіть якщо всі пункти спрямовані на просування одного проєкту. Річ у тім, що мозок краще реагує на завдання з чітким планом дій та визначеним обсягом.
«Люди зазнають невдач не тому, що в них немає добрих намірів. Вони зазнають невдач тому, що не втілюють свої наміри у дії», – вважає професор Пітер Гольвітцер із Нью-Йоркського університету.
Щоб зменшити ймовірність таких невдач, списки щоденних списків справ потрібно робити якомога коротшими. Особливо, якщо людина почувається вигорілою.
«Більшість успішних людей насправді роблять менше, а не більше. Вони зосереджуються на одній чи двох справах та виконують їх по-справжньому добре», – каже британська психотерапевтка Доурі Даутвейт-Волш.
Подолайте прокрастинацію
Прокрастинація – це проблема не управління часом, а регулювання емоцій. Завдання відкладаються не лише тому, що вони великі, але й тому, що спричиняють дискомфорт: невпевненість, нудьгу, страх невдачі.
Утім, як показали дослідження, тільки-но починається дія, часто з’являється і мотивація, а не навпаки. Тож аби початок не був болючим, у списку справ слід наголошувати на точках входу, а не на кінцевій цілі.
Передусім бажано розділити завдання на дрібніші кроки. Доктор Розенталь пояснює: «Розбивши завдання на здійсненні етапи (годину, день), ми значно підвищуємо ймовірність того, що почнемо його виконувати».
Також не зайве угрупувати справи: це допоможе виконувати більше роботи, не відчуваючи себе перевантаженим кількістю пунктів. Простий приклад – обробка всіх електронних листів за один раз зменшує почуття тривоги, яке виникає щоразу, як людина відкриває поштову скриньку.
Візуалізуйте свій намір у реальності
Щоб доводити до завершення всі справи зі списку, професор Гольвітцер радить візуалізувати так звані «наміри реалізації».
«Вкажіть, коли, де і як ви хочете досягти своєї мети. Ви описуєте ситуацію, і якщо вона виникає, то реагуєте конкретною дією», – каже експерт.
Список справ, що містить контекстні деталі (після обіду, перед перевіркою електронної пошти, за робочим столом тощо), значно ефективніший, ніж перелік завдань, які можна виконувати будь-де і будь-коли.
Пам’ятайте: порядок понад усе
Коли все здається терміновим, нічого термінового насправді немає. Дослідження у сфері прийняття рішень показали, що розставляння пріоритетів знижує когнітивну напругу, звужуючи вибір, що, своєю чергою, покращує виконання завдань.
А як найкраще розставляти пріоритети? Структурувати їх.
Професор Барт ван Арк з Манчестерського університету розповідає: «Я починаю день зі списку справ, які слід зробити обов’язково. Потім є справи, які я маю зробити, але вони не є першочерговими. Наприкінці дня я оцінюю, що вдалося зробити, а що ні. Якщо не завершив щось з першого списку, треба буде зайнятися цим зранку».
Пишіть ручкою: вона може бути кращим інструментом, ніж комп’ютер
Для осмислення завдань, які потребують концентрації, прості ручки та олівці можуть бути ліпшими за цифрові інструменти. Бо вони, так би мовити, тихіші.
Численні дослідження показали, що лист від руки передбачає глибшу когнітивну обробку та краще запам’ятовування. Рукописний текст залучає дрібну моторику, що позитивно впливає на те, як мозок обробляє інформацію.
Користуйтеся підтримкою довкілля та соціуму
Психологи стверджують, що коли йдеться про концентрацію уваги для виконання завдань, підтримка з боку довкілля та соціуму є надзвичайно важливою.
«Не випадково деяким людям подобається працювати в бібліотеках та кав’ярнях. Присутність людей навколо допомагає зосередитися на завданні», – вважає доктор Розенталь.
Показовими прикладами такої підтримки є студентські навчальні групи та командна робота над проєктами.
Складіть список виконаних справ
Фіксування виконаних завдань надсилає мозку сигнали про завершення, що сповіщають про певний прогрес та усувають нав’язливі роздуми. Як показали дослідження мотивації, усвідомлення прогресу є сильнішим фактором, що стимулює наполегливість, ніж зусилля.
«Коли люди просто викреслюють завдання зі списку справ, створюється відчуття, що нічого не було зроблено. Мені подобається викреслювати виконані пункти та додавати їх до переліку завершених справ», – ділиться своєю навичкою доктор Розенталь.
А ще експерти не радять переходити до наступної роботи, перш ніж ви закінчите поточну.
Будьте готові до того, що все піде не за планом
Далеко не кожен перелік справ витримує зіткнення з реальністю. Трапляються перерви. Енергія падає. Плани руйнуються. «Продуктивність – це не пряма лінія. Ось чому так важливо виявляти співчуття до себе», – зауважує доктор Розенталь.
Дослідження самоспівчуття показують, що люди, які реагують на невдачі гнучкістю, а не самокритикою, з більшою ймовірністю відновлять роботу над досягненням своїх цілей.
За свідченням психологів, ефективні системи планування роботи передбачають можливість збоїв. Вони закладають резервний час, допускають перенесення завдань та розглядають пропущені завдання як даність, а не як моральну провину.
